Nak Mula Inovasi Sekolah? Cari Satu Kerja yang Asyik Berulang

Assalammualaikum w.b.t dan salam mesra!

Nak mula inovasi, kadang-kadang kita rasa kena ada idea yang besar.

Kena ada aplikasi canggih.

Kena ada dashboard penuh warna.

Kena ada AI dalam semua bahagian. 😅

Tetapi cuba tengok kerja kita sepanjang minggu ini.

Ada tak maklumat yang kita salin berkali-kali?

Ada tak rekod yang selalu kena cari semula?

Ada tak soalan yang rakan-rakan asyik tanya kerana maklumatnya susah ditemui?

Haaa... mungkin di situlah titik mula yang kita perlukan.

Perhatikan Kerja Sebelum Pilih Alat

Ambil masa beberapa hari untuk mencatat kerja yang berulang.

Contohnya, menyemak slot bilik khas, menyalin nama peserta untuk sijil atau mencari semula rekod pinjaman peralatan.

Untuk setiap kerja, tulis siapa yang melakukannya, berapa kerap ia berlaku dan bahagian yang paling menyusahkan.

Catatan ringkas pun cukup untuk permulaan.

Kita mahu memahami masalah sebenar sebelum memilih penyelesaian.

Bezakan Kerja Berulang dengan Masalah

Ada kerja yang memang perlu dilakukan berulang kali.

Semakan rekod, misalnya, masih penting walaupun kita sudah menggunakan sistem.

Persoalannya ialah bahagian mana yang boleh diperbaiki.

Adakah maklumat dicatat di terlalu banyak tempat?

Adakah pengguna perlu menunggu seorang penyelaras untuk mendapatkan jawapan?

Adakah arahan kurang jelas sehingga borang sering diisi semula?

Kalau masalahnya arahan yang mengelirukan, pembaikan pada borang mungkin lebih membantu daripada membina aplikasi baharu.

Inovasi boleh bermula dengan proses yang lebih kemas, templat yang lebih jelas atau cara maklumat disusun.

Pilih Masalah yang Kecil tetapi Jelas

Bayangkan penyelaras bilik khas menerima pertanyaan tentang slot kosong melalui beberapa kumpulan mesej.

Setiap kali ada pertanyaan, dia perlu menyemak rekod dan menjawab semula.

Pernyataan masalah yang lebih jelas boleh berbunyi begini.

“Guru sukar melihat slot bilik yang tersedia kerana rekod tempahan hanya boleh dirujuk melalui penyelaras.”

Sekarang kita tahu siapa yang menghadapi masalah dan apa yang perlu dipermudahkan.

Tujuan awalnya ialah membolehkan guru menyemak slot dengan lebih mudah.

Tak perlu terus menambah semua fungsi yang kita boleh fikirkan.

Gunakan Empat Soalan untuk Memilih

Kalau ada beberapa masalah dalam senarai, bandingkan dengan empat soalan ini.

Seberapa kerap masalah itu berlaku?

Siapa dan berapa ramai yang terkesan?

Bolehkah kita mencuba pembaikan kecil dengan masa serta kemudahan yang ada?

Bagaimana kita akan mengetahui sama ada pembaikan itu membantu?

Pilih masalah yang kita faham dan boleh diuji dalam skop terkawal.

Masalah yang kecil membolehkan kita belajar daripada pengguna sebelum mengembangkan penyelesaian.

Tanya Orang yang Membuat Kerja Itu

Sebelum melakar penyelesaian, berbual dengan rakan yang benar-benar menggunakan proses tersebut.

Minta mereka menunjukkan langkah kerja sekarang.

Di mana mereka perlu menunggu?

Apa yang selalu tersilap?

Apa yang sudah berfungsi dengan baik?

Kadang-kadang perkara yang kita anggap menyusahkan sebenarnya mudah bagi pengguna. Ada pula masalah kecil yang kita tidak nampak tetapi berlaku hampir setiap hari.

Maklum balas ini membantu kita memilih fokus yang lebih tepat.

AI Boleh Membantu Menyusun Pemerhatian

Selepas mengumpulkan catatan tanpa maklumat peribadi, kita boleh meminta bantuan AI.

Saya mahu menilai tiga masalah kerja di sekolah. Masalah pertama ialah guru sukar menyemak slot bilik khas. Masalah kedua ialah nama peserta perlu disalin semula untuk menghasilkan sijil. Masalah ketiga ialah rekod pemulangan peralatan sukar dicari. Bantu saya membandingkan masalah ini berdasarkan kekerapan, kesan kepada pengguna, kemudahan percubaan dan cara mengukur penambahbaikan. Nyatakan soalan tambahan yang perlu saya tanyakan kepada pengguna. Jangan menganggap aplikasi baharu diperlukan untuk setiap masalah.

Baca cadangannya sebagai bahan pertimbangan.

AI tidak melihat proses sebenar di sekolah kita. Sebab itu, keputusan perlu berpandukan pemerhatian dan maklum balas pengguna.

Cuba Versi Paling Ringkas

Untuk masalah slot bilik, percubaan awal mungkin berupa satu jadual rujukan bersama yang mempunyai penyelaras dan aturan kemas kini yang jelas.

Untuk sijil, kita mungkin bermula dengan satu senarai peserta yang disemak dan templat yang menggunakan sumber data yang sama.

Untuk pinjaman peralatan, kita boleh mencuba borang ringkas serta senarai status pemulangan.

Pilih alat yang sesuai dengan kemudahan dan aturan sekolah. Semak juga siapa boleh melihat atau mengubah maklumat.

Jika kaedah ringkas sudah membantu, kita boleh menilai fungsi tambahan berdasarkan keperluan sebenar.

Catat Keadaan Sebelum dan Selepas

Sebelum percubaan, rekodkan beberapa perkara asas.

Berapa lama tugas biasanya mengambil masa?

Berapa kerap pembetulan diperlukan?

Berapa banyak pertanyaan yang perlu dijawab semula?

Kemudian gunakan ukuran yang sama selepas percubaan.

Pastikan jenis tugas dan jumlah kerja cukup sebanding. Jika minggu percubaan mempunyai peserta jauh lebih sedikit, perbezaan masa sahaja belum membuktikan penyelesaian lebih baik.

Tanya juga pengguna tentang perkara yang menjadi lebih mudah dan perkara yang masih mengganggu.

Angka dan pengalaman pengguna bersama-sama membantu kita menilai hasil dengan lebih jujur.

Jangan Tambah Fungsi Terlalu Cepat

Apabila percubaan mendapat respons baik, memang seronok nak tambah macam-macam. 😄

Tetapi setiap fungsi baharu membawa kerja semakan, latihan pengguna dan penyelenggaraan.

Utamakan kestabilan fungsi asas dahulu.

Pastikan ada orang yang boleh mengurus rekod dan membantu pengguna apabila timbul masalah.

Penyelesaian yang mudah dijaga mempunyai peluang lebih baik untuk terus digunakan.

Mulakan dengan Satu Catatan Hari Ini

Cuba lengkapkan ayat ini.

“Dalam tugas saya, kerja yang selalu berulang ialah...”

Kemudian sambung satu lagi.

“Bahagian yang paling menyusahkan pengguna ialah...”

Daripada dua ayat itu, kita boleh mula berbincang, melakar dan mencuba.

Bagi saya, idea inovasi semakin kuat apabila ia berpijak pada masalah yang kita faham.

Kita tidak perlu menunggu idea yang sempurna untuk membuat pemerhatian pertama.

Catat satu masalah.

Pilih satu pembaikan.

Cuba dalam skop kecil.

Kemudian belajar daripada hasilnya.

Mana tahu, satu kerja yang asyik berulang itulah yang membuka ruang untuk kita memudahkan urusan ramai orang.

Terus Menyala! 🔥

Cikgu Suffi

www.cikgusuffi.com